Servicios

 

Con pleno conocimiento y entendimiento de la complejidad que implica el manejo de documentación, hemos desarrollado múltiples sistemas de tratamiento y administración documental con el objetivo de facilitar y optimizar la organización de sus archivos. Nuestras herramientas le permitirán establecer un parámetro lógico de ordenamiento de sus fondos documentales tanto físicos como digitales, prolongando su durabilidad y posibilitando su seguimiento en tiempo real. Proponemos soluciones de Outsourcing o tercerización para todas aquellas funciones administrativas que sean soporte de las actividades principales. De esta manera, el Outsourcing permite mejorar la competitividad de nuestros Clientes sin distraer recursos de su actividad principal.

 

Guardas

 

La GUARDA consiste en el almacenamiento de los fondos documentales en las instalaciones de la Empresa, la que cuenta con naves especialmente diseñadas para garantizar la integridad física, higiene y seguridad de los mismos contra todo agente externo. La Guarda se realiza mediante la utilización de Cajas Normalizadas fabricadas en cartón corrugado de 200 lbs. de compresión, laminado, compuesto por fondo y tapa, agujeros de doble precintado de 382 x 340 x 250 mm. y poseen un tratamiento químico para aumentar la resistencia a la combustión y la capacidad de absorción de líquidos. Las mismas, una vez intervenidas por personal especializado de la Empresa, se almacenan en estanterías tipo RACKS de material 100 % ignífugo. Asimismo, todo movimiento sobre las Cajas Normalizadas se desarrolla bajo normas de estricto control y seguimiento a efectos de evitar extravíos o daños sobre los fondos documentales de nuestros clientes. Para brindar la seguridad requerida por la importancia de la información que poseen nuestros clientes, las naves de almacenamiento cuentan con un circuito cerrado de cámaras de TV, sensores perimetrales, detectores de incendios, detectores iónicos, matafuegos y carros hidrantes. Conjuntamente, se han eliminado al mínimo los elementos riesgosos, motivo por el cual, las naves de almacenamiento no poseen instalaciones de gas natural mientras que la instalación eléctrica esta confeccionada con cables de alta densidad, cañerías anti explosión y luminarias de compartimento estanco.

 

Informatización

 

La Informatización representa la carga en soporte digital de la información contenida en los fondos documentales del cliente, quien a su elección, determinará los datos referenciales a efectos de confeccionar la Base de Datos correspondiente facilitando la administración, gestión y control de la información. Asimismo, esta Base de Datos permite la búsqueda de registros por múltiples rangos de consulta y se encuentra asociada a la numeración única e irrepetible del Cliente e información relevante del mismo. Cabe destacar que la Base de Datos es propiedad del cliente y, por tal, es puesta disposición del mismo, ya sea mediante la remisión vía soporte magnético o mediante alojamiento web en nuestros servidores con acceso on-line las 24 hs. mediante el otorgamiento de claves de ingreso al sistema. Por ultimo, dentro del servicio de Informatización se incluye la actualización periódica de la información contenida en la Base de Datos y un procedimiento constante de Auditoría Interna a efectos de verificar posibles errores en la misma.

 

Digitalización

 

La Digitalización consiste en la conversión de los registros impresos del Cliente a formato digital mediante el escaneo de los mismos y su posterior archivo en distintos formatos digitales, colores, tamaños, resoluciones, calidad, etc, de acuerdo a las necesidades propias de cada Cliente. La Digitalización de documentos es el proceso más sencillo, eficiente y rentable para almacenar, administrar y consultar documentos en forma de imágenes digitales puesto que, las mismas pueden ser fácilmente almacenadas garantizando su conservación en óptimas condiciones y permitiendo un mejor aprovechamiento de los espacios físicos. Hoy en día la digitalización de documentos se encuentra integrada a los procesos operativos y administrativos de una gran cantidad de empresas, tales como entidades bancarias, estudios profesionales, compañías de seguros, organismos gubernamentales, etc., apoyando las funciones de áreas de atención a clientes, recursos humanos, finanzas, contabilidad, sistemas e informática y departamentos jurídicos entre otros. La Digitalización comienza con la organización, clasificación y limpieza de los documentos del Cliente para posibilitar la posterior lectura por Scanner de alta velocidad que transforma el papel en una imagen digital. La limpieza implica la depuración del material a escanear despojándolo de impurezas tales como clips, cintas adhesivas; etc. Por su parte, la lectura digital de los documentos se realiza en las instalaciones de la Empresa mediante procesos automatizados bajo estrictas normas de control de calidad y supervisado únicamente por personal autorizado a efectos de garantizar tanto la calidad del servicio como así también, la confidencialidad de la información relevada en el proceso. Adicionalmente, las imágenes son puestas a disposición del Cliente ya sea mediante la remisión vía soporte magnético o mediante alojamiento web en nuestros servidores con acceso on-line las 24 hs. mediante el otorgamiento de claves de ingreso al sistema.

 

Consultas

 

Las Consultas consisten básicamente en la puesta a disposición de los fondos documentales del Cliente cuando éste así lo solicite. La posibilidad de consultar los fondos documentales y en general, tener acceso inmediato a la información almacenada en la Empresa, es una característica esencial del servicio brindado pues, si bien la tendencia actual esta orientada a la eliminación del papel, entendemos plenamente la importancia de poseer un respaldo documental permanente y confiable. Simplemente el Cliente debe solicitar telefónica o electrónicamente la documentación a consultar e inmediatamente nuestros expertos rastrean y recuperan los fondos documentales solicitados a efectos de ponerlos a disposición a la mayor brevedad posible. Las Consultas pueden ser realizadas tanto en las instalaciones de la Empresa ya que disponemos de un espacio destinado específicamente para sala de consulta; en la sede del Cliente mediante el envío de los fondos documentales o por vía electrónica en la cual se remite la imagen previamente digitalizada.

 

Archivistas

 

Nuestra Empresa cuenta con personal especializado y altamente capacitado en el manejo profesional de documentación y archivos, quienes podrán trasladarse hasta la sede del Cliente para realizar todas las tareas relacionadas con el ciclo normal de la documentación que comienza desde la generación misma del registro hasta su expurgo final, incluyendo la identificación, clasificación, indexación, informatización y su correcto almacenamiento y mantenimiento. Asimismo, nuestros profesionales efectuarán un relevamiento del circuito documental utilizado por el Cliente y, de corresponder, propondrán un modelo de clasificación archivística ágil y eficaz.

 

Destrucción Segura

 

Todo documento supone un plazo de vigencia determinado, es decir que en algún momento su existencia deja de ser necesaria u obligatoria para el Cliente. En ese orden, nuestros sistemas permiten efectuar un seguimiento permanente de los plazos de vigencia de los fondos documentales de nuestros clientes, quienes podrán optar en caso de así desearlo, por la destrucción de los mismos. La destrucción segura de documentos constituye una solución definitiva para la eliminación de información pues, la conservación de información más allá del período de retención requerido genera costos de almacenamiento innecesarios y expone a riesgos de robo, uso indebido, divulgación, exigencias de presentación de pruebas y multas por incumplimiento.

 

¿Qué es In Situ ?

 

Es el servicio de le dará orden y mejoramiento al archivo físico en el espacio que su empresa tiene destinado a tal fin. Sin necesidad de utilizar personal propio, nuestros especialistas harán todo el trabajo relacionado a la gestión documental. Sus documentos quedarán correctamente identificados en cajas y se creará una base de datos digital que se podrá alojar en nuestra web.

• Proveemos cajas contenedoras en caso que las necesite y etiquetas identificadoras para su posterior búsqueda.
• Posibilidad de digitalizar aquellos documentos sensibles a su empresa y resguardarlos como back up en dispositivos físicos tales como pen drive o disco rígido externo.
• Hosting de almacenamiento de los archivos digitalizados en nuestra página web, accediendo de forma segura y confidencial.
• Informatización de carpetas y/o documentos de manera individual para un mejor reconocimiento en la base de datos.

 

In Situ, es una herramienta ágil y moderna que se adapta a las diferentes necesidades que su empresa u organización está necesitando.

 

Sin costos mensuales, In Situ es la solución que estaba esperando. No dude en consultarnos acerca del servicio y concretar una entrevista.

 

Centro de reciclado

 

Estos centros están destinados para la recolección del papel excedente que normalmente se genera día a día. Se pueden colocar en lugares estratégicos tanto en oficinas como depósitos.

Nuestro personal pasará a retirar el material semanalmente y el mismo será sometido a un tratamiento químico para ser reciclado, de esa manera su empresa contribuye a la preservación del medio ambiente.

 

SIN CARGO, exclusivo para nuestros clientes.

 

SUD

 

SUD es un desarrollo creado para la simplificación de procesos de intercambio de documentos digitales. Aplica tanto para comprobantes físicos o en formato PDF, creando una organización simple y perfecta entre su empresa y un tercero.

• Evite la pérdida de tiempo en requerimientos o consultas.
• Ágil, eficiente y rápido. El flujo de sus documentos disponible en minutos.
• Recepción y envío de facturas, remitos, documentos legales, órdenes de compra.
• Los proveedores podrán enviar documentación para que usted confirme la operación y evite la acumulación de papeles en su oficina.
• Agilice pagos y cobros. 
• Back up seguro.
• Acceda de manera privada a sus documentos.
• Sin programas, 100% online.
• Aviso de alerta de los documentos cargados y confirmación del requerimiento realizado.
• Las 24 hs desde cualquier dispositivo.
• A muy bajo costo, su empresa contará con una organización única

 

Cajas de seguridad

 

Si su empresa utiliza discos de respaldo o simplemente desea resguardar de manera confidencial sus documentos digitales, le ofrecemos una nueva herramienta pensada para evitar la pérdida de información valiosa.

• Tiene disponible cajas de seguridad individuales en un espacio que cuenta con cámaras de seguridad, alarma monitoreada, sensores de humo y acceso restringido.
• El transporte de los discos o dispositivos se realiza en maletines especialmente diseñados para evitar cualquier tipo de accidente.
• Las cajas son de alto nivel ignífugo para mayor seguridad y cuenta con clave de seguridad.
• Envío urgente de los dispositivos ante una emergencia por caída de sistemas.

 

Digitalización de despachos aduaneros

 

La digitalización de documentos aduaneros es otro servicio desarrollado de manera eficiente por AGA ya que contamos con la capacidad física, operativa y tecnológica para brindarles soluciones únicas en la ciudad.

Con un beneficio adicional: La guarda de los despachos está totalmente bonificada y administrada de la mejor manera bajo todas las medidas de seguridad y confidencialidad que sus documentos requieren.